Histórico das alterações

1. Introdução

O Código de ética e conduta Zanthus visa instituir normas de comportamento e preceitos éticos que norteiam o acordo da Zanthus Comércio e Serviços Ltda com a honestidade dos seus negócios e relações internas e externas, e incide sobre todos os que integram o quadro de funcionários, terceirizados e provedores.

Este instrumento é um roteiro de preceitos e métodos, que devem ser o alicerce para as nossas interações e escolhas diárias, juntamente com os demais registros que constituem a estrutura normativa interna da empresa e com os elementos de cultura da Zanthus Comércio e Serviços Ltda.

A ação ética deve existir e direcionar a execução cotidiana de todas as tarefas, por meio da aplicação deste Estatuto e pela obediência às leis, normas, regulamentos, políticas e os processos internos da Zanthus Comércio e Serviços Ltda, e em consonância com as leis brasileiras.

"Edificamos um patrimônio em um mundo de transformações. Refletimos sobre como a tecnologia e o saber podem unidos incentivar a inovação agora e sempre."

Para conseguir diretrizes sobre os preceitos e normas gerais ou para sanar questionamentos sobre este Estatuto, você pode consultar o seu superior imediato, o setor de Compliance ou o setor de Gestão de Pessoas.

2. Princípios Gerais

A Empresa se compromete com os seguintes princípios:

• Legalidade: Cumprimento rigoroso de todas as leis, regulamentos e normas aplicáveis, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Marco Civil da Internet (MCI) e legislação anticorrupção.
• Integridade: Conduta honesta, transparente e ética em todas as relações profissionais.
• Respeito: Tratamento justo e respeitoso de todos os indivíduos, independentemente de raça, cor, religião, gênero, orientação sexual, idade, deficiência ou qualquer outra característica protegida por lei.
• Confidencialidade: Proteção de informações confidenciais e sigilosas da Empresa, clientes e parceiros.
• Responsabilidade Social: Compromisso com o desenvolvimento sustentável e a responsabilidade social corporativa.

3. Conduta Profissional

• Conflito de Interesses: Evitar situações que possam gerar conflito de interesses, priorizando sempre os interesses da Empresa.
• Presentes e Brindes: Não oferecer ou aceitar presentes, brindes ou favores que possam influenciar decisões profissionais.
• Assédio e Discriminação: Tolerância zero para qualquer forma de assédio ou discriminação no ambiente de trabalho.
• Uso de Recursos da Empresa: Utilizar os recursos da Empresa de forma responsável e para fins profissionais.
• Comunicação: Comunicar-se de forma clara, objetiva e respeitosa, evitando linguagem ofensiva ou discriminatória, respeitando os ambientes de interação, sejam eles: remoto, presencial em nosso escritório ou em clientes e fornecedores.

4. Proteção de Dados e Segurança da Informação

• LGPD: Cumprir rigorosamente a LGPD, garantindo a proteção de dados pessoais de clientes, colaboradores e parceiros.
• Segurança da Informação: Cumprir rigorosamente segundo as normas, políticas, procedimentos e demais documentos referentes a ISO/IEC 27001:2022.
• Propriedade Intelectual: Respeitar os direitos de propriedade intelectual da Empresa e de terceiros, incluindo softwares, dados e informações confidenciais.
• Utilização de IA Generativa: Validar e supervisionar: IA é ferramenta e não um veredito. Utilizar com segurança e cautela.

5. Conduta com Clientes e Parceiros

• Relações Contratuais: Cumprir rigorosamente os contratos e acordos estabelecidos com clientes, parceiros e colaboradores.
• Qualidade e Eficiência: Oferecer produtos e serviços de alta qualidade, buscando a satisfação do cliente.
• Concorrência Leal: Competir de forma justa e ética, respeitando as leis e regulamentos do mercado.

6. Canais de Denúncia e Investigação

A Empresa disponibiliza canais de denúncia confidenciais para relatar violações deste Código ou suspeitas de condutas inadequadas. Todas as denúncias serão investigadas de forma imparcial e confidencial. A Empresa não tolera retaliação contra denunciantes de boa-fé.

7. Conjunto de Procedimento e Normas Internas

A Zanthus possui um conjunto de normas, procedimentos e políticas que regem suas atividades que podem ser consultadas junto ao portal interno (https://si.zanthus.com.br) e são de observância obrigatória para todos que atuam em nome ou colaboração com a empresa, visando um ambiente de trabalho transparente, responsável e ético.

Os principais pilares e políticas da Zanthus Comércio e Serviços incluem:

8. Sanções

O descumprimento deste Código poderá resultar em sanções disciplinares, incluindo advertências, suspensões e até demissão por justa causa, além de medidas legais cabíveis.

9. Disposições Finais

Este Código entra em vigor na data de sua aprovação e se aplica a todos os colaboradores, parceiros e prestadores de serviço da Empresa.

Dúvidas e questionamentos sobre este Código devem ser direcionados ao Gestor Imediato e/ou ao Coordenador de Segurança & Compliance.

10. Validade

Vigência: O documento é válido a partir de 02/04/2025.

Manutenção: O proprietário deste documento é o Coordenador de Segurança & Compliance, que precisa verificar se é necessário atualizar o documento ao menos uma vez por ano.

Pelo presente instrumento, as Partes:

Tem entre si firmado esse termo de Confidencialidade.

Sempre que em conjunto referidas, para efeitos deste documento, serão tratadas como PARTES, ou individualmente como PARTE ou ainda, como PARTE REVELADORA, quando se tratar da parte que revelar informações confidenciais ou PARTE RECEPTORA, quando se tratar da parte que tomar conhecimento das informações confidenciais da outra PARTE.

Considerando que:

• a. A ZANTHUS é uma empresa especializada em Automação Comercial, Sistemas de Ponto de Venda para diversas verticais do varejo;
• b. A OUTRA PARTE;
• c. Poderão as PARTES, no curso das tratativas trocar informações comerciais e estratégicas de caráter reservado e sigiloso, de modo que as PARTES concordam que quaisquer informações trocadas ou disponibilizadas entre elas devem ser mantidas em sigilo, vez que constituem "Informações Confidenciais";
• d. As PARTES desejam ajustar as condições de revelação destas Informações Confidenciais a serem disponibilizadas, que serão válidas e vigentes inclusive para a execução do Contrato, bem como definir as regras relativas ao seu uso e proteção.

AS PARTES resolvem firmar.

Do Objeto

1. O objeto deste Termo é prover a necessária e adequada proteção às Informações Confidenciais obtidas pelas PARTES no curso das negociações para a formalização do Contrato, bem como durante toda a vigência do contrato que vier a ser firmado entre as partes, ou de qualquer outra tratativa ou negócio mantido entre as partes.
2. As estipulações e obrigações constantes do presente Termo serão aplicadas a toda e qualquer informação que seja revelada entre as PARTES.

Das Informações Confidenciais

1. As PARTES se obrigam a manter o mais absoluto sigilo e confidencialidade com relação a toda e qualquer informação, dado, material, documento e demais normas das PARTES, não podendo as mesmas, sob qualquer pretexto, divulgar, revelar, reproduzir ou dar conhecimento a terceiros de tudo o quanto disser respeito aos respectivos segredos de negócio, devendo ser tratada como Informação Confidencial.
2. São consideradas Informações Confidenciais toda e qualquer informação revelada por uma PARTE à outra, contendo ela ou não a expressão "confidencial", e incluirão, sem implicar em limitação, know-how, técnicas, designs, especificações, desenhos, cópias, diagramas, fórmulas, modelos, amostras, fluxogramas, croquis, fotografias, plantas, discos, disquetes, fitas, contratos, planos de negócios, processos, projetos, conceitos de produto, especificações, amostras de ideia, clientes, nomes de revendedores e/ou distribuidores, preços e custos, definições e informações mercadológicas, softwares, algoritmos, invenções e ideias, outras informações técnicas, financeiras ou comerciais, dentre outros.
3. As Informações Confidenciais poderão ser transmitidas verbalmente, por escrito, por meios eletrônicos ou magnéticos, por observação visual ou por outros meios.
4. Comprometem-se as PARTES a não revelar, reproduzir, utilizar ou dar conhecimento, em hipótese alguma, a terceiros, bem como a não permitir que nenhum de seus diretores, empregados e/ou prepostos reproduzam total ou parcialmente as informações contidas nas documentações enviadas por qualquer das PARTES, nem tampouco façam uso dessas Informações Confidenciais de forma diversa do de conduzir as negociações e/ou executar o Contrato.
5. As PARTES deverão cuidar para que as Informações Confidenciais fiquem restritas ao conhecimento dos diretores, empregados e/ou prepostos que estejam diretamente envolvidos nas discussões, análises, reuniões e negócios, devendo cientificá-los da existência deste Termo e da natureza confidencial destas informações.

Dos Direitos e Obrigações

1. As PARTES se comprometem e se obrigam a:
2. Não revelar, reproduzir, utilizar ou dar conhecimento, em hipótese alguma, a terceiros, bem como a não permitir que reproduzam total ou parcialmente as informações contidas nas documentações enviadas pela PARTE REVELADORA ou por ela transmitidas por qualquer meio à PARTE RECEPTORA, nem tampouco façam uso dessas Informações Confidenciais de forma diversa do de conduzir as negociações e/ou executar o Contrato.
3. A PARTE RECEPTORA deverá cuidar para que as Informações Confidenciais fiquem restritas ao conhecimento dos que estejam diretamente envolvidos nas discussões, análises, reuniões e negócios, devendo cientificá-los da existência deste Termo e da natureza confidencial destas informações.
4. Observar e cumprir, de forma irrestrita, todas as políticas e procedimentos de segurança da informação existentes ou que vierem a ser criados pela PARTE REVELADORA.

Do Retorno das Informações Confidenciais

1. Todas as Informações Confidenciais reveladas pela PARTE REVELADORA à PARTE RECEPTORA permanecem como propriedade exclusiva da PARTE REVELADORA, devendo a esta retornar imediatamente assim que por ela requerido, bem como todas e quaisquer cópias de documentos e arquivos eventualmente existentes.

Da Vigência

1. Todas as obrigações de sigilo e confiabilidade ora estipuladas são firmadas pelas Partes por prazo indeterminado, entrando em vigor na data de sua revelação e subsistindo por 05 (cinco) anos contados da extinção do Contrato por qualquer meio, forma ou causa.

Das Penalidades

A quebra do sigilo, devidamente comprovada, sem autorização expressa da PARTE REVELADORA, possibilitará a imediata rescisão de qualquer Contrato e/ou documento firmado entre as Partes, sem qualquer ônus para a PARTE REVELADORA.

Neste caso, a PARTE RECEPTORA estará sujeita, por ação ou omissão, ao pagamento ou ressarcimento de todas as perdas e danos sofridos pela PARTE REVELADORA, inclusive as de ordem moral ou concorrencial, bem como às responsabilidades civil e criminal, as quais serão apuradas em regular processo judicial ou administrativo.

Das Disposições Gerais

1. O presente Termo constitui acordo entre as Partes, aplicando-se aos acordos, promessas, propostas, declarações, entendimentos e negociações anteriores e ao Contrato, e, será igualmente aplicado a qualquer acordo ou entendimento futuro, que venha a ser firmado entre as Partes, salvo se oportunamente as Partes pactuarem sobre novas regras de confidencialidade.
2. Este Termo vincular-se-á a eventual Contrato firmado pelas Partes e constituirá parte independente e regulatória daquele.
3. A omissão ou tolerância da PARTE REVELADORA, em exigir o estrito cumprimento das obrigações e condições deste Termo, não constituirá novação ou renúncia, nem afetará os seus direitos, que poderão ser exercidos a qualquer tempo.
4. O presente Termo obriga as Partes e seus sucessores a qualquer título.
5. A existência deste Termo não obriga a PARTE REVELADORA a divulgar qualquer Informação Confidencial ou não, que a seu exclusivo critério, e atendendo a seus interesses, de seus funcionários, diretores e acionistas, entenda que não deva ser divulgada.

Do Foro

1. As PARTES elegem o foro da Comarca de São Paulo/SP, para dirimir qualquer dúvida ou litígio decorrente do presente Termo, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

O distanciamento social imposto pela pandemia do coronavírus ocorrido em 2020 permitiu a experiência da realização de atividades laborais de forma remota ou a distância (Teletrabalho), facilitada pelo avanço tecnológico e dos meios de comunicação.

De maneira a orientar as atividades desta modalidade de trabalho, faz-se necessário estabelecer políticas gerais para o Teletrabalho a fim de definir critérios e requisitos para a sua prestação, considerando as vantagens e benefícios diretos e indiretos resultantes para a Zanthus, para o colaborador (empregado ou contratado) e para os clientes atendidos pela Zanthus visando a garantia da segurança da informação.

Desta forma passa a vigorar a possibilidade da prestação de serviços no regime de Teletrabalho mediante as seguintes regras/orientações (doravante Política do Teletrabalho):

Das Disposições Gerais

1. As atividades dos colaboradores da Zanthus podem ser executadas de forma remota, sob a denominação de Teletrabalho, observadas as diretrizes da Política de Teletrabalho (PL-002) e nas regras e condições estabelecidos neste procedimento.
   • 1.1. Não se enquadram no conceito de Teletrabalho as atividades que, em razão da natureza do cargo, são desempenhadas de maneira preponderante externa às dependências da Zanthus.
2. Para os fins desta Política de Teletrabalho, define-se:
   • I - Teletrabalho: modalidade de trabalho realizada de forma remota, com a utilização de recursos tecnológicos e de comunicação;
   • II - Setor: divisão da Zanthus dotada de gestor;
   • III - Gestor de setor: colaborador (empregado ou contratado) responsável pelo gerenciamento do setor;
   • IV - Chefia imediata: colaborador (empregado ou contratado) ocupante de cargo de natureza gerencial, o qual se reporta diretamente a outro colaborador com vínculo de subordinação.
3. São objetivos do Teletrabalho:
   • I. Aumentar a produtividade e a qualidade de trabalho dos colaboradores;
   • II. Promover mecanismos para atrair colaboradores, motivá-los e comprometê-los com os objetivos da Zanthus e seus clientes;
   • III. Economizar tempo e reduzir custo de deslocamento dos colaboradores até o local de trabalho;
   • IV. Contribuir para a melhoria de programas socioambientais, com a diminuição de poluentes e a redução no consumo de água, esgoto, energia elétrica, papel e de outros bens e serviços disponibilizados na Zanthus;
   • V. Ampliar a possibilidade de trabalho aos colaboradores com dificuldade de deslocamento;
   • VI. Aumentar a qualidade de vida dos colaboradores;
   • VII. Promover a cultura orientada a resultados, com foco no incremento da eficiência e da efetividade dos serviços prestados aos clientes da Zanthus;
   • VIII. Estimular o desenvolvimento de talentos, o trabalho criativo e a inovação;
   • IX. Respeitar a diversidade dos colaboradores;
   • X. Considerar a multiplicidade das tarefas, dos contextos de produção e das condições de trabalho para a concepção e implementação de mecanismos de avaliação e alocação de recursos.

A realização do Teletrabalho é facultativa, a critério da Zanthus e dos gestores dos setores, e restrita às atribuições em que seja possível mensurar objetivamente o desempenho, não se constituindo, portanto, direito ou dever do colaborador.

Das Condições para a Realização do Teletrabalho

5. Compete ao gestor do setor indicar, entre os colaboradores interessados, aqueles que atuarão em regime de Teletrabalho, observadas as seguintes diretrizes:
   • I - O Teletrabalho, integral ou parcial, será permitido a todos os colaboradores, no interesse da Zanthus, exceto nos seguintes casos:
     • Estejam em estágio probatório;
     • Apresentem contraindicações por motivo de saúde, constatadas em perícia médica.
   • II - Verificada a adequação de perfil, terão prioridade colaboradores:
     • Com deficiência;
     • Que tenham filhos, cônjuge ou dependentes com deficiência;
     • Gestantes e lactantes.
   • III - A quantidade de colaboradores e as atividades que poderão ser executadas em regime de Teletrabalho serão definidas por determinação da Zanthus.
   • IV - É facultado à Zanthus proporcionar revezamento entre os colaboradores, para fins do regime de Teletrabalho:
     • a. O regime previsto nesta Política de Teletrabalho não deve obstruir o convívio social e laboral, a cooperação, a integração e a participação do colaborador em regime de Teletrabalho, incluída a pessoa com deficiência, nem embaraçar o direito ao tempo livre.
     • b. Os gestores dos setores poderão fixar o quantitativo mínimo de dias por ano para o comparecimento do colaborador à Zanthus, para fins de treinamento e aperfeiçoamento, que poderão ser definidos casa a caso.
     • c. Aprovados os participantes do Teletrabalho, serão firmados os documentos necessários à adesão ao Teletrabalho e em especial o registro do novo regime em aditivo contratual, constando a ciência e acordo ao cumprimento a esta Política de Teletrabalho.

Das Metas e Desempenho

6. A estipulação de metas de desempenho (diárias, semanais, mensais, etc.) no âmbito do setor, e elaboração de plano de trabalho individualizado para cada colaborador são requisitos do regime de Teletrabalho.
   • Os gestores dos setores poderão estabelecer as metas a serem alcançadas, sempre que possível em consenso com os colaboradores;
   • Os gestores estabelecerão a forma de controle das atividades desenvolvidas pelos colaboradores, a seu critério.
7. O alcance da meta de desempenho estipulada ao colaborador em regime de Teletrabalho poderá inclusive equivaler ao cumprimento da respectiva jornada de trabalho, quando assim entender a Zanthus.
   • Não caberá pagamento de adicional por prestação de serviço extraordinário para o alcance das metas previamente estipuladas.
   • Na hipótese de atraso injustificado no cumprimento da meta, o colaborador não se beneficiará da equivalência de jornada a que alude este item 7, cabendo ao gestor do setor estabelecer regra para compensação, sem prejuízo do disposto no item 10 a seguir.
   • Durante o regime de Teletrabalho, será definido se o colaborador terá direito ou não fará jus ao pagamento de benefício de auxílio transporte (Vale-transporte) e ao auxílio-refeição (Vale-refeição).
8. São atribuições da chefia imediata, em conjunto com os gestores dos setores, acompanhar o trabalho dos colaboradores em regime de Teletrabalho, monitorar o cumprimento das metas estabelecidas e avaliar a qualidade do trabalho apresentado.

Dos Deveres do Colaborador

9. Constituem deveres do colaborador em regime de teletrabalho:
   • I - Cumprir a meta de desempenho estabelecida, com a qualidade exigida pela chefia imediata e pelo gestor do setor;
   • II - Atender às convocações para comparecimento às dependências da Zanthus, sempre que houver necessidade do setor;
   • III - Manter telefones de contato permanentemente atualizados e ativos nos dias úteis;
   • IV - Consultar diariamente a sua caixa de correio eletrônico corporativo;
   • V - Manter a chefia imediata informada acerca da evolução do trabalho e de eventuais dificuldades que possam atrasar ou prejudicar o seu andamento;
   • VI - Reunir-se periodicamente com a chefia imediata para apresentar resultados parciais e finais e obter orientações e informações, de modo a proporcionar o acompanhamento dos trabalhos;
   • VII - Retirar documentos e/ou materiais no(s) endereço(s) da Zanthus, quando necessário, somente mediante assinatura de termo de recebimento e responsabilidade, e devolvê-los íntegros ao término do trabalho ou quando solicitado pela chefia imediata ou gestor do setor;
   • VIII - Preservar o sigilo dos dados acessados de forma remota, mediante observância das normas internas de segurança da informação e da comunicação, bem como manter atualizados os sistemas corporativos instalados nos equipamentos de trabalho;
   • IX - As atividades deverão ser cumpridas diretamente pelo colaborador em regime de Teletrabalho, sendo vedada a utilização de terceiros (outros colaboradores ou não), para o cumprimento das metas estabelecidas;
   • X - O colaborador deverá dispor de espaço físico, mobiliários e demais utilidades próprias e adequados para a prestação do teletrabalho;
   • XI - A Zanthus, através de agente credenciado, poderá a qualquer tempo vistoriar o local de trabalho, que deverá permanecer adequado durante todo o período de realização do Teletrabalho.

Do Descumprimento e Penalidades

10. Verificado o descumprimento das disposições contidas no item 9 ou em caso de denúncia identificada, o colaborador deverá prestar esclarecimentos à chefia imediata, que os repassará ao gestor do setor, o qual determinará a imediata suspensão do Teletrabalho.
    • Além da temporária ou definitiva suspensão imediata do regime de Teletrabalho conferido ao colaborador, poderão ser acionadas medidas de advertência disciplinar previstas na legislação trabalhista ou outras normas contratuais.

Do Acompanhamento e Capacitação

11. A Zanthus promoverá o acompanhamento e a capacitação de gestores e colaboradores envolvidos com o regime de Teletrabalho, tomando as medidas necessárias para harmonização do processo, sempre que necessário.

Dos Esclarecimentos Finais

12. O colaborador é responsável por providenciar e manter estruturas física e tecnológica necessárias e adequadas à realização do Teletrabalho.

    Parágrafo Único. A Zanthus poderá proporcionar uma ajuda de custo para manutenção de bens ou serviços destinados ao colaborador em Teletrabalho através de reembolso.

13. Compete ao setor de tecnologia da informação viabilizar o acesso remoto e controlado dos colaboradores em regime de Teletrabalho aos sistemas da Zanthus, bem como divulgar os requisitos tecnológicos mínimos para o referido acesso, bem como disponibilizar boas práticas para o Teletrabalho.
14. O colaborador pode, a qualquer tempo, solicitar o seu desligamento do regime de Teletrabalho.
15. O gestor do setor pode, a qualquer tempo, cancelar o regime de Teletrabalho para um ou mais colaboradores, justificadamente.
16. A Zanthus poderá a seu critério, instituir formas de avaliação do Teletrabalho, tomando as medidas cabíveis com os objetivos esperados:
    • I - Analisando e deliberando, fundamentadamente, sobre dúvidas e casos omissos.
17. A Zanthus poderá editar atos normativos complementares, a fim de adequar e especificar a regulação do Teletrabalho às suas necessidades, e quanto à conveniência de continuidade de adoção deste regime de Teletrabalho.

1. Finalidade

Esta Política tem por finalidade definir as regras para a utilização da ferramenta WhatsApp Business pelos colaboradores da Zanthus, para comunicação com clientes, fornecedores e entre os seus pares em ambiente corporativo.

2. Documentos de Referência

• Norma ISO/IEC 27001;
• Política da segurança da informação;
• Termos de Serviço WhatsApp Business;
• Política de mensagens WhatsApp Business®;
• Política de propriedade intelectual WhatsApp Business®;
• Diretrizes da Marca do WhatsApp Business®;
• Documentação LGPD/Zanthus.

3. Sobre o WhatsApp Business®

WhatsApp® é um aplicativo multiplataforma de mensagens instantâneas e chamadas de voz para smartphones. O WhatsApp Business é a versão empresarial do WhatsApp. Ele permite enviar fotos, mensagens, vídeos e fazer pagamentos. No entanto, tem recursos extras, por exemplo, as informações do perfil comercial e as etiquetas para categorização.

A diferença do WhatsApp para o WhatsApp Business® é a conta comercial. Ela contém vários dados da empresa, como nome, endereço e e-mail. Isso facilita o reconhecimento por parte do usuário. Ao mesmo tempo, a versão empresarial do aplicativo permite um contato mais próximo entre clientes, fornecedores e demais colaboradores.

4. Boas Práticas para Uso da Ferramenta

Conforme já exposto, o WhatsApp Business® é essencial para todas as empresas, pois o WhatsApp já faz parte da vida da maioria dos brasileiros. Esse aplicativo é a versão corporativa do famoso comunicador, e serve como ferramenta de atendimento para o mercado corporativo. No entanto, existem regras e detalhes particulares para que se possa extrair o melhor proveito da plataforma.

Veja abaixo um guia com boas práticas no WhatsApp Business®:

• • Crie um perfil completo no WhatsApp Business: Ao registrar o número, preencha o máximo de informações possíveis na sua conta do WhatsApp Business. Coloque endereço completo da Zanthus, nome conforme seu e-mail corporativo, telefone, descrição do departamento, horário de atendimento, imagem de perfil e tudo mais que tiver disponível, sempre obedecendo as normas de conduta e segurança da empresa.
• • Use apenas conteúdo relativo à sua empresa e suas responsabilidades: Ao cadastrar as informações da sua empresa, utilize apenas conteúdos elaborados com o conhecimento e anuência de seus superiores.
• • Responda rápido: Agilidade é essencial nessa plataforma de atendimento. Por isso, tente responder as mensagens no WhatsApp Business® de maneira mais rápida possível. Uma demora excessiva para atender às demandas pode gerar frustração em quem aguarda, e muitas vezes isso pode gerar problemas.
• • Faça um planejamento dos envios: Assim como outras redes sociais, é preciso criar um planejamento para envio de mensagens no WhatsApp Business. Dessa forma, você evita o envio de conteúdo repetido aos usuários que estão em contato com a sua empresa.
• • Conheça o seu público: O WhatsApp Business® é uma plataforma em que os usuários costumam utilizar uma linguagem mais informal, porém, é preciso cuidado na hora de se comunicar por essa modalidade do aplicativo. O ideal é que seja utilizada a linguagem mais adequada ao público da sua empresa e, principalmente, clientes e fornecedores.
• • Cadastre uma mensagem automática completa: Um dos recursos mais úteis do WhatsApp Business® é a mensagem automática. Essa ferramenta envia uma mensagem automática ao usuário assim que ele envia alguma solicitação, dispensando ação humana. Inclua informações importantes, como o horário de atendimento, uma saudação de boas- vindas, entre outros detalhes que podem ser importantes para agilizar o atendimento e/ou contato.
• • Tenha autorização para enviar mensagens: É essencial que os usuários se comuniquem via WhatsApp Business® apenas com clientes, fornecedores e demais contatos corporativos que derem a permissão para receber mensagens. Descumprir essa regra pode causar uma denúncia ao aplicativo, causando até mesmo banimento da plataforma e demais sansões por descumprimento das normas da empresa.
• • Sempre confira o perfil antes de postar: Embora pareça obvio, tenha sempre certeza de que você está no perfil correto antes de postar. Esse tipo de checagem evita o constrangimento de publicar uma foto pessoal no status do WhatsApp Business® da empresa, por exemplo, em vez da conta pessoal.
• • Seja claro nas comunicações: Seja o mais claro, objetivo e assertivo possível na hora de responder uma dúvida, evitando abreviações e frases confusas. É importante, também, dar todos os detalhes necessários sobre as necessidades dos clientes, fornecedores e demais contatos corporativos.
• • Cuidado com o uso da marca da empresa: Tome sempre todos os cuidados necessários quanto a divulgação de informações da empresa e suas respectivas marcas, logomarcas e afins. Em caso de dúvidas, entre em contato prévio com o departamento de segurança da informação e/ou o departamento de marketing.

5. Regras de Utilização do Recurso

A Zanthus disponibilizará os recursos do WhatsApp Business mediante o atendimento das regras abaixo:

• O aplicativo será disponibilizado com a devida anuência da diretoria de operações e do gestor do departamento para os colaboradores que possuem número de ramal determinado pela Zanthus.
• Uma vez que houver a anuência, ficará sob responsabilidade do departamento de T.I da Zanthus a disponibilização, instalação e a gestão do recurso.
• O recurso só deve ser disponibilizado em equipamentos fornecidos pela Zanthus, ficando vedado o uso e instalação em equipamentos particulares, de empresas parceiras de negócios e afins.
• Uma vez disponível, o recurso deve ser utilizado única e exclusivamente para troca de informações relacionadas as atividades profissionais da Zanthus, assim sendo, não deve ser utilizado para fins particulares.
• A Zanthus só deverá considerar informações, como válidas, as trocadas via WhatsApp Business, ou seja, informações trocadas via WhatsApp estando ou não instalado em equipamento particular do usuário, não deverão ser aceitas.
• O uso do recurso é para que o usuário tenha comunicação com clientes, fornecedores e demais colaboradores da Zanthus durante seu horário de trabalho estabelecido em contrato, não é obrigatório a utilização do recurso fora desse horário, salvo quando solicitado pelo gestor responsável, com devido conhecimento da diretoria de operações.
• Para troca de arquivos é aconselhável fazer uso dos recursos disponíveis pelas ferramentas Google® da Zanthus, onde poderemos ter maior controle e auditoria, evitando possíveis transtornos.
• Atenha-se sempre Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais, confidencialidade e demais regras estabelecidas pela LGPD, bem como as documentações ligadas à segurança da informação, em caso de dúvidas, por favor, procure o departamento de segurança da informação.
• Caso venha a ser detectado uso do recurso que vá de encontro com tais regras e documentações, o usuário poderá sofrer penalidades conforme previsto junto ao documento Política de confidencialidade Zanthus, no parágrafo Das Penalidades.
• Caso o usuário do recurso venha a deixar o quadro de colaboradores da Zanthus, o gestor imediato deverá comunicar imediatamente o fato ao departamento de T.I para que os acessos sejam devidamente revogados.

6. Validade e Gestão dos Documentos

Este documento é válido a partir de 11/07/2023.

O proprietário do documento é o Analista de SI, que deve verificar e, se necessário, atualizar o documento pelo menos uma vez por ano.

Histórico de Alterações

1. Finalidade, Escopo e Usuários

A finalidade deste procedimento é a de formalizar a sistemática do aceite por parte do colaborador contratado independente da modalidade de contrato (CLT ou Pessoa Jurídica), das principais políticas e regras que são definidas aos funcionários da organização usados no âmbito do Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI).

Os usuários deste documento são os colaboradores da Zanthus, que trabalham no escopo do SGSI.

2. Documentos de Referência

• Norma ISO/IEC 27001;
• Política da segurança da informação;
• Normas de gestão de informações classificadas.

3. Sistemática de Controle dos Aceites

A seguinte sistemática foi definida para automatizar e harmonizar o processo de auto treinamento no processo de integração do novo colaborador (com o registro do seu aceite, ou não) das principais regras consideradas como básicas para qualquer colaborador contratado, independente da modalidade da contratação, e prover suporte dos registros aos gestores da organização.

4. Validade e Gestão de Documentos

Este documento é válido a partir de 06/01/2025.

O proprietário do documento é o Analista de SI, que deve verificar e, se necessário, atualizar o documento pelo menos uma vez por ano.

5. Gestão de Registros Mantidos de Acordo com este Documento

Somente o analista de Sl pode conceder aos demais funcionários o acesso ao registro de entrada de correspondência.